Quand faut-il chercher des sponsors ?

Chercher des sponsors est une étape stratégique pour tout projet, événement ou initiative nécessitant un soutien financier ou matériel. Le timing est crucial pour maximiser vos chances de succès. Voici quelques moments clés où il est idéal de rechercher des sponsors :

Dès que le projet ou l’événement est clairement défini

• Pourquoi ? Les sponsors veulent savoir précisément à quoi ils s’engagent. Vous devez avoir une vision claire de votre projet, vos objectifs, vos cibles et les bénéfices que le sponsor pourrait tirer.
• À préparer :
  • Un dossier de sponsoring attractif (incluant une présentation du projet, des statistiques, et un plan de visibilité pour le sponsor).
  • Un budget précis, montrant les besoins financiers.

Plusieurs mois avant la réalisation du projet

• Pourquoi ? Les entreprises planifient leurs budgets marketing à l’avance, souvent en fin ou début d’année. En approchant tôt, vous augmentez vos chances d’être inclus dans leur plan.
• Idéalement :
  • 6 à 12 mois avant un événement.
  • Au moins 3 à 6 mois pour des projets plus modestes.

Lors de la recherche de partenaires stratégiques

• Pourquoi ? Certains sponsors ne cherchent pas uniquement à « donner de l’argent », mais à nouer des partenariats stratégiques qui correspondent à leur marque ou leurs objectifs.
• Exemple : Si votre projet a une portée environnementale, ciblez des entreprises ayant des valeurs similaires.

Quand vous avez déjà un début de traction

• Pourquoi ? Si vous pouvez montrer des résultats préliminaires (nombre d’inscriptions, audience potentielle, portée médiatique), vous êtes plus crédible aux yeux des sponsors.
• À faire : Fournir des indicateurs concrets, comme :
  • Nombre de participants prévus.
  • Collaboration avec d’autres partenaires déjà obtenus.

Lors de moments stratégiques dans l’année

• Pourquoi ? Les sponsors peuvent être plus réceptifs à certains moments, notamment :
  • Début d’année : Budget marketing fraîchement alloué.
  • Fin d’année : Recherche d’opportunités pour réduire leur charge fiscale ou soutenir des projets alignés à leurs objectifs RSE.

Lorsque des opportunités spécifiques se présentent

• Pourquoi ? Parfois, des sponsors sont prêts à agir rapidement pour des opportunités inédites, comme des collaborations de dernière minute ou des actualités en lien avec leur marque.

Conseils pour réussir :

1. Tisser des relations préalables : Contactez les sponsors potentiels en dehors des périodes de demande pour établir un lien.
2. Suivre l’actualité des sponsors : Soyez attentif à leurs campagnes et à leurs valeurs pour aligner votre projet.
3. Adapter vos propositions : Personnalisez chaque demande en fonction des besoins du sponsor.

Chercher des sponsors demande du temps et une bonne stratégie. En anticipant et en soignant votre présentation de dossier de sponsoring, vous augmentez vos chances de les convaincre.

Pourquoi fidéliser ses sponsors

Fidéliser ses sponsors est crucial pour plusieurs raisons, tant sur le plan financier que stratégique. Voici les principaux avantages de la fidélisation des sponsors :

Assurer une stabilité financière

• Sécurisation des financements : Un sponsor fidèle garantit un revenu récurrent, ce qui permet de mieux planifier et structurer vos projets à long terme. Plutôt que de devoir constamment chercher de nouveaux sponsors, vous pouvez compter sur des soutiens réguliers.
• Réduction des risques financiers : La fidélité des sponsors permet d’éviter les aléas liés à la recherche de nouveaux partenaires chaque année. Cela permet d’assurer un minimum de financement, même dans des périodes économiques incertaines.

Renforcer la crédibilité de votre projet

• Réputation stable et forte : La présence de sponsors récurrents témoigne de la qualité et de la solidité de votre projet. Si une marque choisit de renouveler son partenariat avec vous plusieurs fois, cela prouve que votre événement, votre cause ou votre initiative offre des retombées concrètes et bénéfiques pour ses objectifs.
• Effet de levier : Un sponsor fidèle peut attirer de nouveaux partenaires. Si une marque réputée choisit de continuer à investir dans votre projet, d’autres marques seront peut-être plus enclines à vous rejoindre, attirées par la crédibilité et l’efficacité démontrées.

Optimisation des ressources et de l’efficacité marketing

• Partenariats sur le long terme : En conservant les mêmes sponsors, vous pouvez mieux comprendre leurs besoins et attentes, et ajuster vos actions en conséquence. Cela permet une gestion plus efficace de vos ressources marketing (comme la visibilité, les activations de marque, etc.).
• Moins de coûts pour la prospection : Rechercher de nouveaux sponsors prend du temps et peut être coûteux. Fidéliser les sponsors existants vous permet de concentrer vos efforts sur l’amélioration de l’expérience et des résultats pour les partenaires déjà engagés, plutôt que de devoir constamment démarcher de nouveaux sponsors.

Création de partenariats plus approfondis et plus stratégiques

• Relations à long terme : La fidélisation permet de construire des relations de confiance et de proximité avec vos sponsors. Ces relations peuvent évoluer pour devenir des partenariats stratégiques, dans lesquels les sponsors s’impliquent davantage dans la création de votre projet (soutien dans la conception, co-création d’initiatives, etc.).
• Partenariats gagnant-gagnant : Les sponsors fidèles sont plus enclins à négocier des termes de partenariat plus avantageux pour les deux parties, ce qui permet de renforcer les bénéfices réciproques à chaque nouveau cycle de collaboration.

Meilleure connaissance des attentes des sponsors

• Compréhension des besoins : En travaillant avec les mêmes sponsors sur plusieurs éditions ou événements, vous apprenez à mieux comprendre leurs objectifs et leurs préférences. Cela vous permet de personnaliser davantage vos offres et d’optimiser les retombées pour leur marque.
• Satisfaction accrue : En ajustant vos propositions en fonction des retours des sponsors, vous augmentez leur satisfaction et vous vous assurez qu’ils continuent de considérer votre partenariat comme pertinent et bénéfique.

Réduction du temps de négociation

• Moins de négociations nécessaires : Quand un sponsor est fidèle, il y a moins de discussions et de négociations à chaque renouvellement de contrat. Les deux parties se connaissent déjà bien et savent ce qu’elles peuvent attendre l’une de l’autre, ce qui facilite le processus de reconduction.
• Mieux alignés sur les objectifs : Après quelques années de partenariat, vous avez la possibilité de co-construire des stratégies de partenariat adaptées à vos objectifs respectifs, plutôt que de devoir redéfinir les attentes à chaque nouvelle édition.

Amélioration continue de la relation

• Feedback constructif : Les sponsors fidèles sont plus enclins à donner des retours détaillés sur ce qui a fonctionné et ce qui pourrait être amélioré, ce qui vous permet de peaufiner vos offres et d’augmenter les chances de succès de vos projets futurs.
• Innovation et co-création : Les partenariats à long terme permettent également plus d’espace pour l’innovation. Vous pouvez, par exemple, tester de nouvelles approches de visibilité ou de collaboration, sans avoir à convaincre de nouveaux partenaires chaque fois.

Avantages pour les sponsors eux-mêmes

• Stratégie à long terme pour les sponsors : Un sponsor fidèle peut bénéficier d’une plus grande cohérence dans ses actions de communication et de marketing. Par exemple, en renouvelant un partenariat de manière récurrente, un sponsor peut développer des programmes de fidélité pour ses propres clients ou utilisateurs.
• Valorisation de l’engagement : Les sponsors qui restent longtemps avec vous peuvent également tirer profit de leur engagement constant pour améliorer leur image de marque, en affichant leur soutien à une cause ou à un projet qu’ils jugent important. Cela peut renforcer leur position sur leur marché ou auprès de leurs clients.

Avantage concurrentiel

• Relations exclusives : Un sponsor fidèle peut être plus enclin à des accords exclusifs ou privilégiés qui peuvent vous différencier des autres acteurs de votre domaine. De plus, un sponsor qui s’engage à long terme peut vous apporter des ressources supplémentaires pour d’autres initiatives (réseaux, contacts, soutien logistique, etc.).

La fidélisation des sponsors permet de construire une relation solide et durable qui profite à la fois à l’organisateur et au sponsor. Cela garantit une stabilité financière, améliore l’efficacité des actions marketing et renforce la crédibilité de votre projet ou événement. En retour, les sponsors bénéficient d’une plus grande cohérence et de résultats concrets pour leur marque. C’est un véritable partenariat gagnant-gagnant qui crée une dynamique positive et durable pour toutes les parties impliquées.