Fidéliser ses sponsors : les clés d’une relation durable

Pour démarcher efficacement des sponsors, il est crucial d’adopter une approche méthodique et personnalisée. Voici les étapes clés pour maximiser vos chances de succès :

Connaissance de votre projet et des besoins des sponsors

Avant de contacter des sponsors, assurez-vous d’avoir une compréhension claire de ce que votre projet ou événement peut leur offrir. Les sponsors cherchent généralement des opportunités qui correspondent à leurs objectifs commerciaux (notoriété, visibilité, valeurs, etc.). Vous devez donc :

• Identifier votre public cible (âge, sexe, intérêts, géographie).
• Démontrer pourquoi ce public est pertinent pour le sponsor potentiel.
• Mettre en avant les valeurs ou causes que votre projet représente et qui résonnent avec la marque.

Identifier les bons sponsors

Il est essentiel de choisir des sponsors qui partagent une connexion naturelle avec votre projet. Voici comment procéder :

• Faire une liste des entreprises qui pourraient bénéficier d’une association avec votre projet ou événement. Pensez à celles qui ciblent le même public que vous.
• Étudier leurs précédents partenariats pour voir si elles ont l’habitude de sponsoriser des événements ou des initiatives similaires.
• Personnaliser votre approche en fonction de chaque sponsor potentiel.

Élaborer un dossier de sponsoring convaincant

Ce document est fondamental pour susciter l’intérêt des sponsors. Il doit être bien structuré et contenir :

• Présentation de votre projet : Objectifs, historique, mission, public visé.
• Visibilité offerte : Précisez les opportunités de visibilité (logos, mentions dans les communications, accès privilégié au public, etc.).
• Offres de sponsoring : Proposez plusieurs niveaux de partenariat (ex : sponsor principal, partenaire, etc.), avec des contreparties adaptées à chaque niveau.
• Résultats prévus ou atteints : Si vous avez déjà réalisé des projets similaires, présentez les résultats concrets (nombre de participants, audience média, retombées presse).
• Avantages spécifiques pour le sponsor : Expliquer clairement les bénéfices concrets (branding, augmentation de l’audience, responsabilité sociétale, etc.).

Prendre contact : approche initiale

Lorsque vous contactez un sponsor potentiel, votre première approche doit être courte et personnalisée :

• Envoyez un email ou un message LinkedIn bien rédigé.
• Soyez concis et précis : Présentez brièvement votre projet et expliquez pourquoi vous pensez qu’il est pertinent pour l’entreprise.
• Demandez une rencontre ou un appel pour discuter plus en détail de ce que vous pouvez leur offrir.
• Adaptez le message en fonction du sponsor : montrez que vous avez fait vos recherches et que vous comprenez leur entreprise.

Suivi et négociation

• Relauncher sans être insistant : Si vous n’avez pas de retour après un premier contact, relancez poliment après quelques jours.
• Négocier les termes du partenariat : Soyez ouvert à ajuster vos offres en fonction des attentes du sponsor, tout en restant clair sur ce que vous pouvez réellement offrir.
• Formaliser l’accord : Une fois les termes définis, mettez en place un contrat de sponsoring détaillant les obligations de chaque partie.

Créer et entretenir la relation

• Respecter vos engagements : Assurez-vous de fournir la visibilité et les contreparties promises.
• Communiquer régulièrement : Tenez votre sponsor informé de l’avancement du projet et des résultats intermédiaires.
• Après l’événement ou le projet, fournissez un bilan détaillé des retombées (visibilité, audience, ROI) pour démontrer la valeur de leur investissement et poser les bases d’une future collaboration.

Faire preuve de créativité

Cherchez des moyens innovants pour rendre le partenariat plus attractif. Cela pourrait inclure des expériences exclusives pour les clients du sponsor, des événements en ligne, des contenus co-créés, ou des campagnes de médias sociaux conjointes.

Démarcher des sponsors exige une combinaison de recherche, de communication stratégique et de relationnel. Soyez proactif, professionnel et attentif aux besoins spécifiques des entreprises que vous sollicitez.

Dossier de sponsoring sur papier ou fichier pdf

Le format idéal pour un dossier sponsoring dépend du contexte, mais voici un comparatif des avantages du format papier et du format PDF pour vous aider à décider :

Dossier de sponsoring en format PDF

Le PDF est largement préféré dans de nombreuses situations pour plusieurs raisons :

Avantages du PDF :

• Facilité d’envoi et de partage : Un PDF peut être envoyé par email ou via des plateformes en ligne, ce qui permet une diffusion rapide, sans frais d’impression ou de livraison.
• Interactivité : Vous pouvez intégrer des liens hypertextes, des vidéos ou d’autres éléments interactifs qui enrichissent la présentation.
• Professionnalisme : Si bien conçu, le PDF offre une apparence soignée et permet de contrôler exactement comment les sponsors voient votre contenu (polices, mise en page, couleurs ne changent pas).
• Facilité de mise à jour : Vous pouvez facilement faire des ajustements et modifications sans avoir à réimprimer.
• Respect de l’environnement : Plus écologique, car il n’impose pas de consommation de papier ou de transport.
• Accès sur tous les appareils : Les sponsors peuvent le lire sur leur ordinateur, tablette ou smartphone, ce qui augmente les chances de consultation.

Inconvénients du PDF :

• Moins tangible : Certains sponsors apprécient un document physique qu’ils peuvent feuilleter et garder sous la main, ce que le PDF ne permet pas.
• Risque d’être ignoré : Un email peut facilement passer inaperçu dans une boîte de réception remplie.

Dossier de sponsoring en format papier

Bien que moins courant de nos jours, un dossier de sponsoring imprimé peut encore avoir un impact positif dans certaines situations spécifiques.

Avantages du format papier :

• Impact visuel et tangible : Un document imprimé de haute qualité peut marquer l’esprit d’un potentiel sponsor. Le fait de pouvoir le toucher, le feuilleter et l’examiner physiquement peut donner plus de poids à votre proposition.
• Professionnalisme dans certaines rencontres : Lors d’une réunion ou d’un salon professionnel, remettre un dossier papier peut renforcer votre sérieux et votre engagement.
• Peut être conservé : Un dossier papier peut être placé sur un bureau ou dans un fichier physique, ce qui augmente la chance qu’il soit revu plus tard.

Inconvénients du format papier :

• Coût : L’impression de dossiers de qualité peut être coûteuse, surtout si vous prévoyez plusieurs envois ou impressions pour des réunions.
• Logistique : Il faut prendre en compte l’envoi, les délais de réception et le risque que le document ne soit jamais lu.
• Difficile à mettre à jour : Une fois imprimé, il est compliqué de faire des modifications sans devoir réimprimer l’ensemble du dossier.

Quelle option choisir ?

• Le format PDF est recommandé pour un premier contact, surtout lorsque vous sollicitez plusieurs sponsors par email. Il permet une diffusion large, rapide, et économique.
• Le format papier peut être utilisé dans des contextes spécifiques, notamment pour des rendez-vous en face à face ou des événements professionnels, où la présentation physique peut marquer un point fort.

Astuce hybride :

Une approche efficace consiste à utiliser les deux formats :

• Envoyez d’abord le dossier en PDF pour amorcer la discussion.
• Si vous avez une rencontre physique ou si vous savez que certains sponsors apprécient les documents tangibles, préparez une version imprimée que vous pourrez leur remettre lors de la réunion.

Cela montre votre flexibilité et votre capacité à vous adapter aux préférences du sponsor.

Quel est le plus efficace

Le format PDF est généralement plus efficace dans la plupart des situations pour démarcher des sponsors. Voici pourquoi :

Rapidité et Accessibilité

• Envoi immédiat : Le PDF peut être envoyé par email en quelques secondes, ce qui permet au sponsor de le consulter rapidement, sans attendre un courrier ou une livraison physique.
• Lecture sur plusieurs appareils : Le sponsor peut lire votre dossier sur son ordinateur, tablette ou smartphone, où qu’il se trouve, augmentant ainsi la probabilité qu’il prenne connaissance de votre proposition.

Coût et Flexibilité

• Pas de frais d’impression ou de livraison : Le PDF ne coûte rien à produire ou à envoyer, contrairement à un dossier papier qui nécessite des impressions de qualité (parfois coûteuses) et des frais de transport.
• Mise à jour facile : Si vous devez apporter des modifications au dossier (informations sur le projet, détails de partenariat), le PDF est simple à ajuster sans devoir réimprimer.

Personnalisation et Interactivité

• Contenu interactif : Un PDF permet d’intégrer des liens vers des vidéos, des pages web, ou des réseaux sociaux. Ces éléments rendent votre dossier plus dynamique et engageant, ce qui est impossible avec une version papier.
• Possibilité de personnalisation : Vous pouvez adapter chaque PDF selon les intérêts spécifiques d’un sponsor (informations, avantages, public cible), ce qui améliore la pertinence de votre approche.

Respect de l’environnement

• Le format PDF montre aussi que vous êtes sensible aux enjeux environnementaux en évitant le gaspillage de papier et les envois physiques, ce qui est apprécié par de nombreuses entreprises aujourd’hui.

Pratique pour les relances

• Il est plus facile de relancer un sponsor en lui renvoyant un lien vers le PDF ou en lui rappelant son contenu par email, plutôt que de compter sur un document physique qu’il aurait peut-être égaré.

Quand le format papier peut être plus efficace ?

Le format papier reste pertinent dans des situations spécifiques comme :

• Réunions physiques : Si vous avez une rencontre en face à face avec un sponsor, présenter un dossier papier de haute qualité peut renforcer votre crédibilité.
• Sponsoring de haut niveau : Pour des entreprises majeures ou des sponsors VIP, un dossier papier premium peut faire plus d’effet et montrer que vous faites un effort particulier.

Dans la majorité des cas, le format PDF est plus efficace pour démarcher les sponsors en raison de sa rapidité, de sa facilité d’accès, de sa flexibilité et de son faible coût. Vous pouvez toujours combiner avec un format papier pour des occasions spécifiques ou des rencontres importantes, mais le PDF est le format de base à privilégier.

Lequel préfère le sponsor

Les préférences des sponsors varient en fonction de plusieurs facteurs, mais de manière générale, la majorité des sponsors aujourd’hui préfèrent le format PDF pour plusieurs raisons :

Praticité et instantanéité

• Accès rapide : Un sponsor peut recevoir et consulter un PDF immédiatement, sans attendre un envoi postal. Cela permet de gagner du temps, surtout lorsque les sponsors sont occupés et reçoivent de nombreuses sollicitations.
• Consultation flexible : Un PDF peut être facilement ouvert sur n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, téléphone), ce qui permet au sponsor de le consulter à tout moment.

Facilité d’archivage et de partage

• Partage interne : Les sponsors peuvent facilement partager un PDF avec d’autres personnes dans leur organisation (responsables marketing, direction, équipe commerciale, etc.). Ce processus est plus simple qu’avec un document papier.
• Archivage numérique : Le PDF peut être facilement stocké et retrouvé dans les systèmes de gestion de fichiers, ce qui évite les problèmes d’encombrement ou de perte des dossiers physiques.

Écologie et image de modernité

• Respect des valeurs environnementales : De plus en plus d’entreprises adoptent des politiques RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) qui incluent des pratiques écologiques. Un sponsor peut apprécier que vous leur proposiez un format numérique qui limite l’empreinte environnementale.
• Perception de modernité : Un dossier en PDF, bien présenté, montre que vous êtes à jour avec les pratiques actuelles de communication et que vous maîtrisez les outils digitaux, ce qui est souvent bien vu par les sponsors.

Contenu interactif

• Richesse du contenu : Les sponsors préfèrent souvent un PDF car il peut contenir des éléments interactifs (liens vers des vidéos, des sites web, des pages de réseaux sociaux). Cela leur permet d’explorer plus en profondeur votre projet sans quitter le document.

Suivi simplifié

• Facilité de relance : Avec un PDF envoyé par email, il est plus simple pour vous de faire un suivi en renvoyant le même document si le sponsor ne l’a pas vu. Le sponsor peut aussi retrouver le document rapidement dans sa boîte mail, alors qu’un dossier papier peut être égaré ou oublié dans un bureau.

Cas où le format papier est apprécié :

• Sponsors traditionnels ou VIP : Pour certains sponsors plus traditionnels, ou dans des secteurs très formels (banques, assurances, luxe), un dossier papier de haute qualité peut être perçu comme plus sérieux et professionnel.
• Événements physiques ou rencontres en face à face : Si vous avez l’occasion de rencontrer le sponsor en personne, un dossier papier bien conçu peut avoir un impact plus marquant. Les sponsors peuvent l’examiner directement pendant la réunion, et cela peut faciliter la discussion.

La plupart des sponsors préfèrent recevoir un dossier en format PDF en raison de sa praticité, de sa facilité de partage et de sa compatibilité avec les pratiques modernes. Cependant, pour des rencontres importantes ou des secteurs très traditionnels, avoir un dossier papier en complément peut être un atout pour renforcer l’impact de votre présentation.